Popierinė vs Skaitmeninė buhalterija: Kodėl segtuvai mirė?

Trumpai (per 30 sek.):

Problema: Popierinė buhalterija reikalauja fizinio transportavimo (kurjerio/kuro sąnaudos) ir užima vietą (biuro nuoma).

Sprendimas: 2026 m. skaitmeninė buhalterija leidžia nufotografuoti čekį ir išmesti jį (jei skaitmeninė kopija atitinka įstatymų reikalavimus).

Greitis: Rasti sąskaitą kompiuteryje užtrunka 5 sekundes. Rasti segtuve – 30 minučių.

Saugumas: Popierius dega ir blunka. Debesų serveriai turi atsargines kopijas.

Ar jūsų biure yra lentyna, kuri linksta nuo juodų segtuvų su užrašais „Sąskaitos 2024”, „Sąskaitos 2025”? Ar kiekvieno mėnesio pradžioje jūs dedate popierius į voką ir vežate buhalterei per Vilniaus kamščius?

Jei taip – laikas keistis. Ši sistema kainuoja brangiai.

2026 metais apskaitos tvarkymas perėjo į telefonus ir serverius. Tai nėra tik „madingas dalykas”. Tai yra vienintelis būdas suvaldyti duomenų srautus, kurių reikalauja VMI (i.SAF, SAF-T).

Štai kodėl atėjo laikas pasakyti „sudie” popieriui.

Logistikos kaina

Suskaičiuokite, kiek laiko sugaištate popieriaus logistikai.

Atsispausdinti gautas sąskaitas.
Surūšiuoti jas.
Nuvažiuoti pas buhalterį (1 valanda pirmyn-atgal Vilniuje).
Buhalteris turi suvesti duomenis ranka (darbo laikas, už kurį mokate).

Skaitmeninė buhalterija veikia kitaip:

Gavote sąskaitą el. paštu? -> Persiunčiate į specialų buhalterijos el. paštą.
Gavote popierinį čekį kavinėje? -> Nufotografuojate per programėlę.
Viskas. Duomenys jau pas buhalterį.

Jūs sutaupote bent 4 valandas per mėnesį. Kiek verta jūsų valanda?

“Norite išbandyti skaitmeninę apskaitą? Mūsų nemokama konsultacija padės įvertinti, ar jūsų verslas pasiruošęs pokyčiams.”

Momentinė dokumentų paieška

Įsivaizduokite, kad VMI paprašo pateikti 2023 m. kovo mėnesio pirkimo sąskaitą iš UAB „Senukai”, nes tikrina PVM atskaitą.

Popierinis metodas: Einate į archyvą. Ieškote dėžės „2023”. Ieškote segtuvo „Pirkimai”. Verčiate lapus. Tai užtrunka pusvalandį. Jei dokumentas išbluko – turite problemą.
Skaitmeninis metodas: Apskaitos sistemoje įvedate „Senukai 2023-03”. Sistema per 2 sekundes parodo PDF failą. Jūs jį nusiunčiate VMI.

2026 m. greitis yra viskas. Jei negalite rasti informacijos akimirksniu, jūs prarandate kontrolę.

Teksto atpažinimo technologija

Kodėl skaitmeninė buhalterija yra tikslesnė? Nes joje mažiau žmogaus įsikišimo.

Mes naudojame teksto atpažinimo technologiją. Kai atsiunčiate sąskaitą, robotas nuskaito:

Sąskaitos numerį.
Sumą.
PVM kodą.

Buhalteriui lieka tik patvirtinti. Kai duomenis suvedinėja žmogus ranka iš popieriaus, jis gali sumaišyti skaičius (pvz., parašyti 6 vietoje 9). Tai sukelia klaidas deklaracijose. Robotas skaičių nemaišo.

Saugumas debesyse

Kas nutinka, jei jūsų biure (arba buhalterio namuose) kyla gaisras arba trūksta vamzdis? Popierinis archyvas sunaikinamas negrįžtamai. VMI tai nedomina – jūs privalote atkurti dokumentus, kas yra brangu ir sunku.

Skaitmeninėje erdvėje duomenys saugomi debesyje. Tai reiškia, kad jie yra dubliuojami keliuose serveriuose. Net jei mūsų biuras dingtų nuo žemės paviršiaus, jūsų apskaitos tvarkymas išliktų saugus, ir jūs galėtumėte pasiekti duomenis iš bet kurio kompiuterio.

Lentelė: Senoji vs. Naujoji mokykla

Procesas	Popierinė buhalterija	Skaitmeninė buhalterija (Verslo Erdvė)
Dokumentų perdavimas	Fizinis (Kurjeris/Auto)	Realus laikas (Programėlė/El. paštas)
Paieška	Rankinė (Lėta)	Momentinė (Raktiniai žodžiai)
Klaidų tikimybė	Vidutinė (Žmogiškasis faktorius)	Maža (Automatizacija)
Archyvavimas	Užima fizinę vietą (Lentynos)	Neribota vieta serveryje
Prieinamumas	Tik būnant ofise	Iš bet kurios pasaulio vietos

Patarimas

Lietuvos įstatymai (Buhalterinės apskaitos įstatymas) jau seniai leidžia saugoti dokumentus tik elektronine forma, jei užtikrinamas jų autentiškumas ir vientisumas.

Tai reiškia, kad nufotografavus kuro čekį ir įkėlus jį į patikimą sistemą, popierinį čekį galite išmesti. Jums nebereikia kaupti makulatūros. VMI pilnai pripažįsta skaitmenines kopijas audito metu.

Tad kodėl vis dar perkate segtuvus?

Santrauka

Popierinė buhalterija eikvoja jūsų laiką ir kurą.
Skaitmeninė paieška leidžia rasti bet kokį dokumentą per sekundes.
Įstatymai leidžia atsisakyti popieriaus – pasinaudokite tuo.

Norite biuro be popierių?

Pereikite į „Verslo Erdvę”. Mes suteiksime jums prieigą prie programėlės, kuri pavers jūsų telefoną buhalteriniu skeneriu.

Išbandyti skaitmeninę apskaitą →